V Up Česká republika s.r.o., IČO: 62913671, se sídlem: Zelený pruh 1560/99, 140 00 Praha 4 (dále jen „Up ČR“ nebo jen „my“), věnujeme ochraně osobních údajů velkou pozornost. V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme, zda údaje zpracováváme na základě souhlasu nebo na základě jiného právního důvodu, k jakým účelům je používáme, komu je můžeme předávat a jaká máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů práva.
A. Kdo určuje, jak budou osobní údaje zpracovávány?
My v Up ČR určujeme, za jakým účelem a jakými prostředky budou Vaše osobní údaje zpracovávány, tedy zejména shromážděny, zaznamenány, tříděny a popř. zpřístupněny, a také za řádné provádění takového zpracování Vašich osobních údajů odpovídáme.
Tato naše úloha vyplývá z našeho postavení správce osobních údajů, neboť provozujeme internetové stránky www.upcz.cz a www.mujup.cz (dále jen „web“), prostřednictvím kterých nabízíme našim zákazníkům produkty a služby v oblasti zaměstnaneckých a jiných benefitů, vykonáváme tak kontrolu nad zpracováním Vašich osobních údajů.
Za zpracování Vašich osobních údajů odpovídáme a můžete u nás vykonávat svá práva týkající se zpracování Vašich osobních údajů, která Vám náleží z titulu Vašeho postavení subjektu údajů, jak jsou tato blíže popsána v části I „Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?“. Dále nás můžete také kdykoliv kontaktovat s dotazem ohledně zpracování Vašich osobních údajů, a to způsobem uvedeným v části J „Jak lze uplatnit jednotlivá práva?“. Do zpracování Vašich osobních údajů mohou být zapojeny další osoby včetně správců a zpracovatelů osobních údajů, které jsou uvedeny v části F „Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?“.
B. Jaké osobní údaje zpracováváme?
Je pro nás důležité, abyste věděl/a, jak a k jakým účelům Vaše osobní údaje zpracováváme. V následující části Vám přiblížíme, o jaké osobní údaje jde, včetně příkladů.
a) Kontaktní údaje
Zejména poštovní adresa, telefon, e-mail nebo Váš kontakt na sociálních sítích jsou nezbytné k tomu, abychom Vám byli schopni naši komunikaci doručit. Tyto kontaktní údaje zpracováváme v případě, že využijete kontaktního formuláře na našem webu.
b) Údaje o Vašem chování na webu
Užíváním prostředí internetu a prohlížením našeho webu automaticky odesíláte IP adresu svého zařízení. Umíme tedy detekovat číslo sítě a podsítě, ve které se nachází Vaše zařízení.
Z logů, kde se také z bezpečnostních důvodů zaznamenávají informace o Vaší aktivitě na našem webu, umíme odečíst délku jedné návštěvy webu, úkony, které jste na webu prováděl/a, způsob pohybu po našem webu a posouvání obrazovky, a také informace o údajích vyplněných do formulářů. Pro optimální zobrazení našeho webu využíváme informaci o Vašem operačním systému (například Windows, macOS, Android, iOS), jeho verzi a technická data o zařízeních, ze kterých se přihlašujete (například typ Vašeho chytrého telefonu). Mezi tyto údaje patří i údaje, které získáváme ze souborů cookies a obdobných technologií pro identifikaci zařízení. Více informací naleznete v části D „Využívání souborů cookies a dalších technologií při zpracování Vašich osobních údajů“.
c) Geolokační údaje
Jde o údaje, které přesně identifikují GPS souřadnice (nebo adresní bod) konkrétního místa. Z IP adresy Vašeho zařízení, ze kterého si náš web prohlížíte, odečítáme Vaši polohu, abychom Vám podle Vaší aktuální polohy nabídli kontakt na nabízené produkty a služby ve Vaší blízkosti.
d) Informace ze sociálních sítí
Při realizaci našich marketingových kampaní spolupracujeme se sociálními sítěmi, například se sociální sítí „LinkedIn“. Podrobné informace naleznete v části D „Využívání souborů cookies a dalších technologií při zpracování Vašich osobních údajů“ a v části G „Předávání Vašich osobních údajů mimo členské státy Evropského hospodářského prostoru“.
C. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme
Osobní údaje, které zpracováváme, pocházejí především od Vás samotných a vznikají zejména Vaším chováním na našem webu a naší komunikací s Vámi.
Další osobní údaje získáváme v rámci naší činnosti, přičemž se jedná zejména o odvozené údaje z Vámi poskytnutých údajů.
D. Využívání souborů cookies a dalších technologií při zpracování Vašich osobních údajů
E. Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?
Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů, zejména prostřednictvím e-mailu, chatovacích nástrojů a sociálních sítí, zpracováváme Vaše osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez vašeho souhlasu) za účely:
a) Naší interní evidence a ochrany práv a zájmů
Takové zpracování Vašich osobních údajů v rozsahu uvedeném v části B pod písmeny a, b, c, d je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů, a to konkrétně ochrany našich práv a zájmů (tj. právních nároků), kterými jsou vedení naší vnitřní evidence včetně evidence Vašich požadavků a kontrola řádného poskytování našich produktů a služeb a zákaznické podpory.
Pro tento účel Vaše osobní údaje zpracováváme nejdéle po dobu po dobu trvání promlčecí doby, včetně doby pokrývající její případné stavení či přerušení, typicky však ne déle než 5 let.
V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu také po celou dobu trvání takových řízení z důvodu výkonu a/ nebo obhajoby našich právních nároků.
b) Oslovení nových a stávajících zákazníků
Za tímto účelem zpracováváme Vaše osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu v rozsahu uvedeném v části B pod písmeny a, b, d.
Pro tento účel Vaše osobní údaje zpracováváme nejdéle po dobu 3 měsíců, v případě cookies do doby vypršení jejich platnosti či jejich odstranění z Vašeho zařízení.
c) Vylepšení našich služeb na základě jejich užívání
Takové zpracování Vašich osobních údajů v rozsahu uvedeném v části B pod písmeny a, b, d je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů, a to konkrétně zlepšování našich služeb. Pro tento účel Vaše osobní údaje zpracováváme nejdéle po dobu 3 měsíců, v případě cookies do doby vypršení jejich platnosti či jejich odstranění z Vašeho zařízení.
F. Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?
Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce (viz. část A „Kdo určuje, jak budou osobní údaje zpracovávány?“). To znamená, že my určujeme, za jakým účelem a jakými prostředky budou Vaše osobní údaje zpracovávány, tedy zejména shromážděny, zaznamenány, tříděny a popř. zpřístupněny, a také za řádné provádění takového zpracování Vašich osobních údajů odpovídáme.
Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají pouze podle našich pokynů a pro účely, které jsou popsány v části E „Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?“. Seznam zpracovatelů je umístěn na našich webových stránkách v sekci Zákaznická zóna. Takovými zpracovateli jsou zejména:
- poskytovatelé cloudových služeb a IT podpory provozu;
- provozovatelé marketingových nástrojů, kteří nám pomáhají s optimalizací webu a personalizací obsahu a nabídek pro Vás;
- dodavatelé a poskytovatelé informačních systémů, software a softwarových služeb a aplikací a podpory bezpečného provozu informačních systémů, software a aplikací;
- poskytovatelé komunikačních a chatovacích nástrojů v případě, kdy zpracovávají osobní údaje pro zprostředkování naší komunikace s Vámi.
Pro zpracování údajů o chování na webu používáme i nástroje třetích stran, které využívají cookies. Někteří provozovatelé těchto nástrojů od nás získávají údaje jako zpracovatelé a někteří jako správci osobních údajů. Podrobnější informace o provozovatelích těchto nástrojů naleznete v Nastavení cookies.
G. Jakými technickými a organizačními opatřeními zajišťujeme bezpečnost Vašich osobních údajů?
Zajištění úrovně zabezpečení Vašich osobních údajů je naší prioritou, proto jsme přijali a udržujeme opatření, kterými zajišťujeme jejich bezpečné zpracování a ochranu před neoprávněným nebo nahodilými přístupem, neoprávněným čtením, vytvářením, kopírováním, přenosem, úpravě či vymazáním záznamů Vašich osobních údajů nebo k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i jinému zneužití Vašich osobních údajů.
H. Předání Vašich osobních údajů mimo členské státy Evropského hospodářského prostoru
V rámci předání údajů správcům a zpracovatelům uvedeným v části F „Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?“, můžeme Vaše údaje předat také do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor, které nezajišťují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů. Veškeré takové předávání budeme uskutečňovat pouze na základě standardních smluvních doložek vydaných Evropskou komisí a dostupných na adrese https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914, které se příjemce ve třetí zemi zavázal vedle dalších dodatečných opatření dodržovat.
I. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?
Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:
a) Odvolání souhlasu
Veškeré souhlasy, které získáváme, jsou zcela dobrovolné a nejste povinni je poskytnout.
Ve všech případech zpracování založených na souhlasu jej můžete odvolat, a to postupem popsaným v části J „Jak lze uplatnit jednotlivá práva?“.
Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před tímto odvoláním.
b) Právo na přístup
Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše se můžete dozvědět v tomto dokumentu „Informace o zpracování osobních údajů“. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie již s poplatkem.
c) Právo na opravu
Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.
d) Právo na výmaz
V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali;
- odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je Váš souhlas nezbytný a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat;
- využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže část pod písm. g) „Právo vznést námitku proti zpracování“) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme, nebo
- domníváte se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.
Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu našich právních nároků (viz část E „Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?“).
e) Právo na omezení zpracování
V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů, a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:
- popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné;
- Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytl/a);
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
- vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v této části pod písm. g) „Právo vznést námitku proti zpracování“). Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.
f) Právo na přenositelnost
Máte právo získat od nás všechny Vaše osobní údaje, které jste nám Vy sám/sama poskytl/a a které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu a na základě plnění smlouvy (viz část E „Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?“). Vaše osobní údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.
g) Právo vznést námitku proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz část E „Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?“). Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme Vaše osobní údaje zpracovávat bez dalšího; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.
Námitku můžete podat proti zpracování za následujícími účely: Naší interní evidence a ochrany našich práv a zájmů, Oslovení nových a stávajících zákazníků a Vylepšení našeho webu a služeb
h) Právo podat stížnost
Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
J. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?
Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů, dostupného na emailové adrese data@upcz.cz. Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.
Seznamte se s postupem pro podání žádosti
o výkon práv subjektů údajů
Jak můžete podat žádost o výkon Vašich práv?
Celý proces uplatnění práv jsme se pro Vás snažili co nejvíce zjednodušit, proto můžete využít formuláře pro výkon práv, které jsou dostupné níže.
Využitím formuláře bude zajištěno oboustranně efektivní uplatnění práv, protože my obdržíme veškeré potřebné informace a ověříme Vaši totožnost. Nebude tak nutné z Vaší strany doplňovat žádné chybějící informace.
Níže uvedené požadavky slouží k tomu, abychom mohli ověřit, zdali jste skutečně osobou, ke které se osobní údaje vztahují, a tím zabránili zneužití Vašich osobních údajů jinou osobou (např. předání cizí osobě) nebo jinému poškození (např. neoprávněný výmaz Vašich osobních údajů).
Svá práva můžete uplatnit dále těmito způsoby:
- Podání žádosti při osobní návštěvě
Pokud chcete podat Vaši žádost osobně, můžete nás navštívit v pracovních dnech (09:00 – 16:00 hod.) v našem sídle na adrese Praha 4, Zelený pruh 1560/99, PSČ 140 00.
Jelikož nechceme, aby Vaše osobní údaje byly vydány nebo jinak zneužity cizí osobou, tak potřebujeme dostatečně ověřit Vaši totožnost. Vezměte si s sebou prosím Váš občanský průkaznebo jiný úřední doklad prokazující Vaši totožnost.
- Podání žádosti doručením listinného dokumentu
Pokud chcete podat Vaši žádost prostřednictvím listinného dokumentu, můžete ji zaslat či jinak doručit na adresu Praha 4, Zelený pruh 1560/99, PSČ 140 00.
Protože potřebujeme dostatečně ověřit Vaši totožnost, aby Vaše osobní údaje nebyly zneužity cizí osobou, musí být Vaše žádost opatřena úředně ověřeným podpisem.
- Zaslání žádosti prostřednictvím elektronické pošty
Pokud chcete podat Vaši žádost prostřednictvím elektronické pošty, můžete ji zaslat na e-mailovou adresu data@upcz.cz
Protože potřebujeme (dostatečně ověřit Vaši totožnost, aby Vaše osobní údaje nebyly zneužity cizí osobou, musí být Vaše žádost opatřena elektronickým podpisem (zaručený, uznávaný nebo kvalifikovaný). Další možností je nechat si žádost úředně ověřit a následně nechat provést autorizovanou konverzi do elektronické podoby.
- Zaslání žádosti prostřednictvím datové zprávy
Pokud chcete podat Vaši žádost zasláním datové zprávy, můžete ji zaslat do naší datové schránky ID: dd4hx95.
Protože potřebujeme dostatečně ověřit Vaši totožnost, aby Vaše osoní údaje nebyly zneužity cizí osobou, údaje z Vaší datové schránky se musí shodovat s údaji uvedenými ve Vámi podávané žádosti.