Preambule
Identita Skupiny Up
Skupina, která již po vice než 50 let vyznává družstevní hodnoty, přikládá napříč hranicemi velký význam exemplárnímu charakteru chování svých zaměstnanců nezávisle na jejich pracovním zařazení.
Kodex chování v obchodním styku definuje rámec našeho působení a představuje společnou platformu, kterou musí všichni zaměstnanci sdílet. Třebaže má kodex své kořeny v našich hodnotách (aktivní přístup, inovace, solidarita, podnikatelský duch, spravedlnost) a naší dřívější politice, podporuje rovněž náš strategický plán prostřednictvím nových výzev a příležitostí v měnícím se ekonomickém, technologickém, právním a regulačním prostředí.
V souladu s pravidlem skupiny « Chování v obchodním styku »1 si Kodex klade za cíl formalizovat stávající principy skupiny a specifikovat osvědčené postupy, které mají být dodržovány při výkonu našich každodenních činností.
Prevence korupce, boj proti praní špinavých peněz a financování terorismu, respektování hospodářské soutěže a osob si zasluhují zvláštní pozornost, zejména vzhledem k závažnosti případných právních sankcí.
Závazek vůči všem našim zainteresovaným stranám
Přijetím tohoto Kodexu znovu potvrzujeme náš závazek vůči našim klientům, dodavatelům, uživatelům našich produktů a služeb, spolupracovníkům, orgánům veřejné moci a dalším partnerům za všech okolností zachovat jejich důvěru a garantovat jim jednání v souladu s podnikatelskou etikou. Důvěra našich partnerů je založena na naší integritě a dobré pověsti.
Kodex platný pro všechny
Tento Kodex platí pro všechny zaměstnance působící na všech úrovních po celém světě a vztahuje se na všechny aktivity ve všech dceřiných a ovládaných společnostech.
Očekáváme taktéž, že společnosti, ve kterých je držen nějaký podíl, stejně tak i třetí strany, které jednají jménem skupiny (zástupci, zmocněnci, konzultanti a externí dodavatelé), ho za všech okolností plně dodržují.
Každá společnost skupiny je tedy odpovědná za zavedení postupů a nástrojů nezbytných pro dodržování pravidel stanovených v tomto Kodexu.
Dodržování stanovených pravidel
Kodex stanovuje pravidla, ale slouží také zaměstnancům jako návod, jak čelit potenciálně nebezpečným situacím. Každé individuální chování může mít ve skutečnosti dopad na skupinu. Zaměstnanci jsou tedy vyzváni, aby tato pravidla přijali a důsledně dodržovali.
Nedodržování Kodexu může vyústit v disciplinární sankce v souladu s místní legislativou a příslušnými kolektivními smlouvami skupiny.
Část těchto pravidel vyplývá z národních či mezinárodních zákonných nebo reglementárních povinností. Jejich porušení představuje riziko pro image skupiny a může otřást důvěrou interních a externích zúčastněných stran. V případě provinění může také dojít ke vzniku občanskoprávní odpovědnosti či dokonce trestněprávní odpovědnosti zaměstnance nebo skupiny.
Oznámení protiprávního jednání
V případě, že existují dobré důvody domnívat se, že konkrétní situace není v souladu s etikou nebo zákony a předpisy platnými v rámci skupiny, musí být každý zaměstnanec schopen oznámit tuto skutečnost svému generálnímu řediteli nebo uvědomit příslušné oddělení odpovědné za tyto otázky.
Principy
Dodržování vnitrostátních i mezinárodních právních předpisů
Obecné pokyny
Obecná politika skupiny je v souladu se zákonem jakožto garantem jejího dobrého jména a její integrity. Vzhledem ke svému mezinárodnímu působení se činnost Skupiny Up řídí množstvím zákonů a předpisů. Jednotlivé společnosti Skupiny Up a jejich zaměstnanci jsou povinni přizpůsobit se zákonům a předpisům platným v té které zemi, zejména v otázkách obchodu, finančního práva a daňové, sociální a environmentální povinnosti.
Přistoupením k iniciativě Global compact Spojených národů a podporou Deseti principů v oblasti lidských práv, pracovních podmínek, životního prostředí a protikorupčních opatření se navíc Skupina Up zavázala k jejich dodržování i na mezinárodní úrovni.
V této souvislosti musí každý zaměstnanec nad rámec dodržování právních textů projevit integritu při výkonu svých pracovních činností a respektovat závazky přijaté všemi zúčastněnými stranami Skupiny Up.
Hospodářská soutěž
Skupina Up věří ve zdravou a spravedlivou hospodářskou soutěž jakožto hnací motor růstu. Prosazuje tedy dodržování zákonů a předpisů, které podporují poctivou soutěž a zakazují praktiky, které by mohly omezit rozvoj obchodu.
V souladu s naší Chartou odpovědného nakupování jsou naše rozhodnutí založena na objektivních kritériích jako úroveň služby, kvalita, dodržování sociálních a environmentálních norem, cena. Proto jsme se také zavázali spolupracovat pouze s partnery, klienty a dodavateli, kteří zastávají stejný postoj.
Zaměstnanci jsou s těmito pravidly seznámeni a jejich principy mají při výkonu své činnosti na paměti.
Odmítání korupce
Skupina Up odmítá korupci ve všech jejích podobách, ať už jde o přímou či nepřímou, ve veřejném nebo privátním sektoru.
Znamená to tedy, že Skupina Up zakazuje všem svým zaměstnancům poskytovat, přijímat nebo vyžadovat jakékoliv neoprávněné výhody za účelem zachování, poskytnutí nebo získání individuální nebo kolektivní výhody obchodní nebo finanční povahy. Stejně tak je přísně zakázáno provádět platby nebo poskytovat cenné předměty jako dary, půjčky, nákladné výdaje na reprezentaci nebo využívat kapacit a majetku společnosti s cílem ovlivnit jakékoliv rozhodnutí. Hrazeny mohou být tedy jen skutečně poskytnuté služby, které povoluje zákon.
Prevence střetu zájmů
Vztahy s konkurencí, klienty, dodavateli, zaměstnanci
Ke konfliktu zájmů může docházet zejména v situacích, kdy zaměstnanec má ze své pozice možnost ovlivňovat rozhodnutí, která by mohla přinést osobní prospěch jemu samému nebo zvýhodnit osobu jemu blízkou. Každá situace, ve které by nastal střet zájmů mezi osobním prospěchem zaměstnance (příbuzenský vztah, finanční zájem atd.) nebo jeho rodinných příslušníků a zájmem Skupiny Up, je zakázán. Stejně tak se musí každý zaměstnanec vyvarovat střetu zájmů u konkurence, dodavatele či klienta.
Je povinností každého zaměstnance přijímat rozhodnutí, která slouží zájmu skupiny a nejsou s ní v rozporu. Každý zaměstnanec je povinen oznámit svému přímému nadřízenému jakoukoliv situaci, která by mohla vyvolat konflikt zájmů tak, aby bylo možné nastavit příslušná opatření nezbytná k zabránění vzniku takovýchto situací.
Dary a pozvání
Zaměstnanci Skupiny Up nepřijímají žádné dary, pohoštění, zábavu ani jiné výhody ze strany klientů nebo dodavatelů pokud by tyto mohly ohrozit jejich schopnost přijímat objektivní profesionální rozhodnutí v zájmu skupiny. Stejně tak neposkytují žádné odměny či výhody klientům nebo potenciálním klientům ve snaze ovlivnit jejich rozhodnutí, jako je například získání zakázky.
Skupina nicméně připouští, že některé dary a pozvání obchodní povahy, které zaměstnanec přijme, nebo mu jsou poskytnuty v souladu s platnou legislativou a místními obchodními zvyky, pod tento zákaz nespadají v případě, že nejsou motivovány snahou o neoprávněnou výhodu.
Veřejná činnost
Skupina Up jakožto hrdý nositel své sociální minulosti a svých hodnot je politicky, nábožensky i filosoficky neutrální. Zejména pak nepodporuje žádné politiky, politické strany ani související instituce.
Jakožto angažovaný a aktivní subjekt podporuje občanskou angažovanost svých zaměstnanců. Příslušní zaměstnanci se musí nicméně zdržet morálně či finančně skupinu do těchto aktivit zapojovat.
Spolupráce s veřejnými subjekty
Skupina Up se může zapojit do konstruktivní diskuse s veřejnými orgány o otázkách oprávněného zájmu pro skupinu. Je dokonce i její povinností zapojit se do dialogu podporujícího vytváření právních předpisů souvisejících s jejím podnikáním v zemích, ve kterých působí. V souladu s Pravidly Skupiny Up2 mohou tyto aktivity vyvíjet pouze zaměstnanci k tomuto účelu pověření příslušným vedením společnosti.
Skupina zajišťuje integritu a transparentnost veškeré komunikace se všemi veřejnými subjekty, aby se zabránilo nesprávným postupům, zejména neprůhlednosti, konfliktu zájmů, protěžování a korupce.
Respektování jedince
Skupina Up klade důraz na sociální rozměr ekonomiky a člověka a jeho spokojenost staví do popředí svých zájmů a aktivit. Zaměstnanci skupiny tak představují naše hlavní aktivum a měla by jim být zajištěna optimální kvalita pracovního života.
Zdraví a bezpečnost
Skupina Up zajišťuje bezpečné a zdraví neohrožující pracovní prostředí ve všech svých sídlech po celém světě.
Každý z nás musí přispívat k bezpečnosti svým odpovědným jednáním v souladu s platnými bezpečnostními, hygienickými a zdravotními pravidly a postupy a oznámit jakoukoliv nebezpečnou situaci.
Ochrana
Skupina se zavazuje zajistit svým zaměstnancům ochranu před nebezpečím vzniku škod způsobených trestnou činností a nepřátelskými a svévolnými činy bez ohledu na místo svého působení, zejména během jejich služebních cest.
Rozmanitost a prevence diskriminace a obtěžování
Skupina vyznávající hodnoty sociální spravedlnosti netoleruje žádnou formu diskriminace nebo obtěžování.
Diverzita zaměstnanců je ve skutečnosti pro naši skupinu přínosem a Skupina Up se o tyto rozdíly opírá. Zavázali jsme se poskytovat našim zaměstnancům rovné příležitosti pro uznání a profesní rozvoj bez ohledu na jejich původ, věk, zdravotní stav, pohlaví nebo sexuální orientaci, politický názor či náboženské vyznání.
Kromě toho má každý zaměstnanec právo, aby byla respektována a zachována jeho lidská důstojnost. Tento princip je ve skupině zásadní. Jakékoliv jednání nebo chování jdoucí proti tomuto právu, zejména všem formám morálního nebo sexuálního obtěžování, je striktně zakázáno.
Ochrana soukromí
Skupina Up se zavazuje respektovat a chránit osobní údaje týkající se všech zúčastněných stran. Proto požadujeme a používáme pouze informace, které slouží zájmům klientů, obchodních partnerů a zaměstnanců, a které mají zlepšit kvalitu služeb. Shromažďování osobních údajů se tak provádí s cílem přispět k řízení společnosti za přísného dodržování platných zákonných povinností a zejména v souladu se zákonem o ochraně soukromí.
Ochrana životního prostředí
Skupina Up nabízí zboží a služby, které mají jen malý dopad na životní prostředí. Nicméně jakožto společensky odpovědná firma do své firemní strategie integruje silný environmentální rozměr. Angažuje se v boji proti globálnímu oteplování a očekává od svých filiálek a partnerů, že se zapojí do procesu energetické kontroly.
Ochrana majetku skupiny
Ochrana informací
Důvěrnými informacemi se rozumí neveřejné údaje nebo dokumenty strategické, finanční, technické nebo obchodní povahy, jejichž vyzrazení mimo skupinu by mohlo poškodit její zájmy. Všichni zaměstnanci jsou povinni chránit skupinu před neoprávněným zveřejněním důvěrných informací týkajících se skupiny nebo jejích zúčastněných stran.
Ochrana majetku a zdrojů skupiny
Hmotná a nehmotná aktiva skupiny mají pro skupinu vysokou hodnotu a podílejí se na dosažení jejích hospodářských výsledků. Je povinností každého z nás ochránit je a zajistit, aby byly použity v souladu s profesním účelem. Zaměstnanci musí dbát na to, aby tento majetek nebyl zneužit nebo s nim nebylo plýtváno, a aby byl chráněn před poškozením, pozměněním, podvodem, ztrátou či odcizením.
Finanční a daňové praktiky
Pravdivý obraz účetních a finančních údajů
Skupina Up se zavazuje vést pravidelně a správně účetnictví podávající věrný obraz o finanční situaci, výsledcích operací, transakcích stejně jako aktivech a pasivech skupiny. Tyto dokumenty jsou vyhotoveny v souladu s obecně uznávanými účetními principy a s pravidly a postupy vnitřní kontroly skupiny.
Vedoucí představitelé skupiny i zaměstnanci se zdrží jakéhokoliv jednání, které by mohlo ohrozit pravdivý obraz účetní závěrky skupiny.
Daňový systém
Skupina Up jedná za přísného dodržení platných daňových předpisů a platí všechny požadované místní i státní poplatky a daně. Skupina jednoznačně odmítá praktiky daňových úniků, napomáhání k nim, zejména zakazuje provádět transakce prostřednictvím daňových rájů.
Boj proti praní špinavých peněz a financování terorismu
Praní špinavých peněz spočívá v utajení všemi možnými prostředky nebo zastření nezákonného původu majetku nebo příjmů pocházejících z trestné činnosti, zejména ochodování s lidmi, daňové podvody a korupce s cílem vzbudit dojem, že se jedná o legálně nabyté peníze.
Financováním terorismu se rozumí přímé či nepřímé poskytnutí peněžních prostředků organizaci nebo skupině, které mají být použity ke spáchání teroristického činu.
Skupina Up zavádí konkrétní opatření v rámci řízení, školení a náležité opatrnosti zaměřené na prevenci a odhalování rizika praní špinavých peněz a financování terorismu.
Nástroj na kontrolu činností
Skupina Up zavedla interní kontrolní mechanismus, který obsahuje soubor nástrojů, postupů a činností, které přispívají ke kontrole jejich činností, efektivnosti jejich operací a účinnému využití jejich zdrojů. Kodex chování v obchodním styku tvoří nedílnou součást tohoto mechanismu.
Odpovědností generálního managementu je zajistit, aby zásady Kodexu byly dodržovány všemi zaměstnanci Skupiny Up. Tato odpovědnost je v každodenní činnosti přenesena na ředitele a manažery jednotlivých společností skupiny.
K osvojení a implementaci těchto principů v každodenním životě mohou být zaměstnancům nabídnuty aktivity na vytváření osvěty a odborné přípravy, jakož i zvyšování informovanosti.
Uplatnění těchto principů v činnosti filiálek a jejich dodržování mohou být kontrolovány interními auditory skupiny.